Wer darf unterschreiben? Die Unterschirftenregelungen in Betrieben

In Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden sollen nebst dem Inhaber oder Geschäftsführer mindestens ein Stellvertreter oder auch weitere Verantwortungsträger entscheiden können. Dafür gibt es verschiedene Regelungen mit unterschiedlicher Rechtswirkung. Doch welche Form eignet sich wofür?

Die Zeiten des allwissenden Patrons, der alle Entscheide in Eigenregie fällt, sind längst vorüber. Der Unternehmer von heute delegiert. Hierfür stehen ihm nach Obligationenrecht vier Unterschriftenregelungen zur Verfügung, die dem Personal verschiedene Rechte verleihen.

Die Vollunterschrift
Wer zur Vollunterschrift legitimiert ist, kann für ein Unternehmen alle Dokumente und Verträge, die dem Zweck der Gesellschaft entsprechen, rechtsgültig unterzeichnen. Mit der Unterschrift können bis zum Verkauf des Unternehmens alle Rechtsgeschäfte getätigt werden. Sind der Inhaber und der Geschäftsführer verschiedene Personen, empfiehlt es sich, die alles umfassende Zeichnungsberechtigung des Geschäftsführers durch eine Kollektivunterschrift einzuschränken. Bei der Aktiengesellschaft sollte im Organisationsreglement festgehalten sein, zu welchen Rechtsgeschäften die Geschäftsleitung befugt ist.

Eine Vollunterschrift muss im Handelsregister eingetragen sein. In einer Einzelfirma steht sie dem Inhaber zu, in einer Kollektivgesellschaft den Gesellschaftern und in einer Kommanditgesellschaft den unbeschränkt haftenden Gesellschaftern. In einer GmbH zeichnet der Geschäftsführer mit der Vollunterschrift (gegebenenfalls kollektiv) und in einer AG die Direktoren und Zeichnungsberechtigten Verwaltungsratsmitglieder.

Die Prokura
Eine Prokura (ppa) wird ebenfalls im Handelsregister eingetragen. Ein Prokurist vertritt seine Firma wie deren Inhaber oder Geschäftsführer. Er ist gemäss OR ermächtigt, <<alle Arten von Rechtshandlungen vorzunehmen, die der Zweck des Gewerbes oder Geschäfts des Geschäftsherrn mit sich bringen kann>>. Zur Veräusserung oder Belastung von Grundstücken ist der Prokurist nur ermächtigt, wenn ihm hierfür ausdrücklich eine Befugnis erteilt wurde (erweiterte Prokura). Die Prokura kann auch mehreren Personen zur gemeinsamen Unterschrift erteilt werden. Bei einer Kollektivprokura ist im Handelsregister vermerkt, wer gemeinsam mit einem Prokuristen Geschäfte tätigen kann.

Die Handlungsvollmacht
Wer eine Handlungsvollmacht (i.V.) besitzt, kann gemäss OR nur Vereinbarungen treffen, <<die der Betrieb eines derartigen Gewerbes oder die Ausführungen derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich ringt>>. Im Auftrag seines Arbeitgebers Darlehen aufnehmen oder Prozesse führen darf ein Handlungsbevollmächtigter nicht. Es sei denn, eine solche Befugnis wurde ihm ausdrücklich erteilt. Eine Handlungsvollmacht benötigt keinen Eintrag im Handelsregister.

Die Vollmacht
Bei der Vollmacht liegt lediglich die Ermächtigung für das Erledigen einer spezifischen Handlung vor, etwa der Abschluss eines Vertrags, das Vertreten des Inhabers oder eines Verantwortungsträgers an einer Sitzung oder das Führen eines Prozesses. Bei einer Besprechung kann der Geschäftspartner davon ausgehen, dass der Bevollmächtigte zu allen traktandierten Fragen rechtsgültig Stellung nehmen darf. Tauchen aber überraschend Probleme auf, sind die Entscheide des Bevollmächtigten nicht verbindlich.
Ihr Treuhänder berät Sie bei der Regelung der Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen und setzt die Dokumente für den Eintrag oder Änderungen im Handelsregister für Sie auf.
(Quelle: Schweizerischer Treuhänderverband)