Das Weiterverrechnen von Auslagen führt immer wieder zu Fragen.

Sachverhalt
Die Personalrent AG mit Sitz in Bern stellt anderen Unternehmen Handwerker temporär zur Verfügung, so auch der Klecks Malerei AG. Für einen Auftrag im Berner Oberland benötigt die Klecks Malerei AG zwei Maler. Die Personalrent AG verfügt über zwei geeignete Mitarbeiter. Allerdings ist die Baustelle im Berner Oberland so abgelegen, dass die Mitarbeiter am Abend nicht an ihren Wohnort zurückkehren können. Während dem Einsatz logieren die beiden Maler in der Pension Alpenblick. Sie bezahlen die Pension selber und erhalten die von der Personalrent AG gegen Beleg ersetzt. Die Personalrent AG verrechnet die Rechnung der Pension Alpenblick (inkl. 3,8%) zusammen mit der Leihgebühr und berechnet darauf die Mehrwertsteuer von 8%. Die Klecks Malerei AG beanstandet die Rechnung und verlangt, dass ihr nur die Nettokosen der Pension zuzüglich 3,8% MWST verrechnet werden.

Mehrwertsteuerliche Beurteilung
Die Mehrwertsteuer wird vom Entgelt berechnet und zum Entgelt gehört auch der Ersatz der Kosten, auch wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden (Art. 24 Abs. 1 MWSTG). Die Kosten für die Pension sind somit Teil des Entgelts, welches die Personalrent AG für das Zurverfügungstellen der beiden Maler erhält. Diese Leistung ist zum Normalsatz von derzeit 8 % steuerbar. Die Personalrent AG erbringt hier der Klecks Malerei AG ja keine Beherbergungsleistung. Deshalb kann die Personalrent AG diese Spesen nicht mit dem Sondersatz für Beherbergungsleistungen abrechnen.

Die Frage, ob die Verrechnung der zu ersetzenden Kosten zum Nettobetrag (exkl. MWST) oder zum Bruttobetrag (inkl MWST) zu erfolgen haben, ist nicht eine frage des Mehrwertsteuerrechts, sondern unterliegt dem Privatrecht. Die Parteien haben sich zu einigen, zu welchem Betrag die Verrechnung des Kostenersatzes zu erfolgen hat. Das MWSTG legt nur fest, dass der Kostenersatz Teil des Entgelts für die Hauptleistung darstellt und deshalb zum entsprechenden Satz abzurechnen ist. Vorliegend könnte die Personalrent AG die auf den Rechnungen der Pension lastende Vorsteuer in Abzug bringen, selbst wenn die Rechnungen auf die Mitarbeiter lauten. Damit stünde einer Weiterverrechnung zum Nettobetrag nichts im Wege. Es sind aber auch Konstellationen denkbar, bei denen der Personalrent AG der Vorsteuerabzug nicht zusteht oder die Geltendmachung der Vorsteuern einen grossen Aufwand bedingen würde.

Fazit
Wenn bei der Erbringung von Leistungen Spesen anfallen, ist es ei der Vereinbarung über das Leistungsentgelt ratsam, sich auch zu den Konditionen, unter welchen die Spesen verrechnet werden, vertraglich zu äussern. Damit lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden.